Como tornar as reuniões científicas mais sustentáveis: lista de verificação para os organizadores

I) É necessária uma reunião física?

A adequação da proposta ambiental de uma reunião depende crucialmente do seu resultado científico esperado. Ferramentas como videoconferência ou chamadas telefônicas permitem substituir reuniões físicas de forma efetiva na maioria dos casos, economizando tempo de viagem, recursos financeiros e organizacionais, além de reduzir os impactos ambientais. Para participantes de longa distância, a participação remota deve ser padrão. A viagem deve ser justificada somente para a formação de redes a partir do contato novos investigadores. Reuniões voltadas principalmente para a troca de informações ou discussões mais amplas podem ser organizadas remotamente.

II) A logística para participação remota está disponível?

Mesmo em situações em que haja a necessidade de uma reunião presencial, a participação nesta modalidade pode não ser possível para todos os participantes. A existência de uma boa infraestrutura de áudio/vídeo, permitindo a participação remota de forma ativa, é uma alternativa real. As despesas com equipamentos de alta qualidade devem permanecer na proporção adequada às despesas de viagem e devem ser consideradas no financiamento do projeto.

III) Qual é o melhor local? O transporte ecológico é possível?

A definição do local deve considerar a acessibilidade dos participantes. O transporte público deve ser priorizado ao deslocamento por automóvel e as viagens de comboio devem ser preferidas às aéreas.

IV) O local da conferência utiliza fontes de energia renovável?

A definição do local deve contemplar esta questão. Padrões de temperatura adequados devem ser escolhidos para garantir o conforto dos participantes.

V) Os plásticos, crachás e materiais para conferências são os mínimos necessários? Se recomenda o consumo de água da torneira, bem como evitar o uso de embalagens/talheres de plástico, material impresso e brindes.

VI) Refeições sustentáveis são garantidas (baseada em plantas, a partir de produção sustentável e ética)?

Por razões ambientais e de saúde públicas, os alimentos devem ser provenientes de cadeias de suprimentos social e ambientalmente sustentáveis, respeitando altos padrões éticos. O engajamento precoce com fornecedores de alimentos locais pode garantir o planeamento de uma alimentação saudável, saborosa e sustentável.

VII) Existe um plano de gerenciamento de resíduos alimentares?

Se ressalta a importância de evitar o desperdício e o excesso de consumo de alimentos, por exemplo, oferecendo um número menor de opções e implementando um plano de prevenção e gerenciamento de resíduos de alimentos.

VIII) O design colaborativo da reunião é assegurado através de uma boa comunicação entre organizadores e participantes?

O Manifesto de Cercedilla concebe reuniões sustentáveis como resultado de um processo co-criativo que deve envolver tanto os organizadores da conferência e quanto os participantes. Uma boa comunicação entre ambos é crucial para aumentar a conscientização e alcançar as metas de sustentabilidade estabelecidas. Reuniões totalmente remotas, bem como reuniões físicas com participação remota, precisam adaptar seu estilo de comunicação. Por exemplo, reuniões virtuais de grupo podem permitir discussões casuais e aprofundadas. Novas ferramentas de colaboração digital desenvolvidas para colaboração virtual (por exemplo, trabalho paralelo em documentos salvos em nuvens digitais) também podem enriquecer reuniões puramente físicas.

Como tornar a reunião mais sustentável: lista de verificação para os participantes

IX) Preciso viajar ou a participação remota é melhor?

Uma vez definidas e conhecidas as metas da reunião por todas as partes, juntamente com as opções de participação remota e física, a decisão individual de viajar é tomada em consideração para maximizar a sustentabilidade das reuniões.

X) Minha participação física ou remota está bem planejada? Posso atingir meus objetivos científicos?

Independentemente da participação física ou remota, a participação nas reuniões precisa estar bem preparada.

XI) Como posso contribuir na reunião para reduzir o uso de energia e recursos?

Cada participante deve ser responsável por seu próprio uso de energia durante a reunião. Isso evita a lavagem desnecessária de toalhas, sendo cada participante responsável por medidas simples, mas eficientes, como apagar as luzes e os dispositivos eletrônicos, se não estiverem em uso.

XII) Como posso ajudar a tornar a reunião um sucesso para todos?

Aproveite a reunião. Se o atendimento físico for finalmente escolhido, tente aproveitar o máximo possível de uma maneira multidimensional: científica, cultural e social. Lembre-se das implicações ambientais de suas decisões em relação à participação das reuniões.